Een factuur opstellen: de stapsgewijze handleiding 2026

Het opstellen van een factuur vereist een specifieke structuur: identificatie van de partijen, factuurnummer, datum, omschrijving van het product of de dienst, prijs, btw en betalingsvoorwaarden. Deze handleiding beschrijft elke stap voor het opstellen van een correcte factuur, van de eerste offerte tot de verzending, met een sjabloon en tips voor het voorkomen van veelgemaakte fouten.

Waarom zou u zelf een factuur opstellen?

Een slecht opgesteld document kan door de klant worden afgewezen, leiden tot vertraging van de betaling of het bedrijf een boete opleveren als een verplicht detail ontbreekt. Door het vanaf de eerste indiening goed te doen, voorkomt u deze problemen en straalt u professionaliteit uit voor uw bedrijf.

Factuur, offerte en proforma factuur: de verschillen

Voordat een factuur wordt opgesteld, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de verschillende documenten. Het verkoopvoorstel gaat vooraf aan de overeenkomst met de klant. Een proforma factuur lijkt op een standaardfactuur, maar heeft geen boekhoudkundige waarde: deze wordt voornamelijk gebruikt voor export of om een ​​aanbetaling te vragen. Zodra een proforma factuur is uitgegeven, wordt deze juridisch bindend en moet deze voldoen aan de geldende regelgeving.

Wat een factuur moet bevatten

Om een ​​conforme factuur op te stellen, raadpleegt u de volledige lijst. verplichte informatie op een factuur Identiteit van verkoper en klant, nummer, datum, omschrijving, prijs, belasting, betalingsvoorwaarden. Het weglaten van informatie maakt het document betwistbaar.

Een factuur opstellen, stap voor stap.

Hieronder vindt u de methode voor het maken van een factuur, van een blanco sjabloon tot het uiteindelijke document.

1. Kies een factuursjabloon

Om een ​​factuur te maken, begin je met een bestaand sjabloon in plaats van een blanco pagina. Een factuursjabloon in Word- of PDF-formaat bevat al de gebruikelijke structuur: koptekst, contactgegevens, een specificatielijst en een totaalbedrag. Een gratis sjabloon is geschikt om mee te beginnen, maar schiet al snel tekort als je bedrijf groeit.

2. Geef de identiteit van de partijen op

Vermeld uw bedrijfsnaam, adres en SIREN-nummer, evenals de gegevens van de klant. Deze stap is cruciaal voor de gehele factuur: een fout in het adres of de bedrijfsnaam kan ertoe leiden dat de factuur wordt afgewezen.

3. Tel het getal en de datum bij elkaar op.

Elke factuur moet een uniek nummer hebben, in chronologische volgorde, met een eigen uitgiftedatum. Sla nooit een nummer over: de continuïteit van de reeks wordt gecontroleerd bij een eventuele audit.

4. Beschrijf het product of de dienst in detail.

Vermeld voor elk artikel de product- of dienstomschrijving, de hoeveelheid, de prijs per stuk exclusief btw en het toepasselijke btw-tarief. Voeg eventuele kortingen toe en vermeld indien nodig de algemene verkoopvoorwaarden.

5. Bereken de bedragen en de btw.

Nadat de artikelen zijn toegevoegd, berekent u het totaalbedrag exclusief btw, het btw-tarief per artikel en vervolgens het totaalbedrag inclusief verschuldigde btw. Controleer of elk totaalbedrag overeenkomt met de som van de artikelen voordat u de aangifte indient.

6. Specificeer de betalingsvoorwaarden en verstuur

Vermeld de vervaldatum en eventuele boetes voor te late betaling. Verstuur de factuur vervolgens per e-mail in PDF-formaat, of via een platform als uw bedrijf gebruikmaakt van elektronische facturering.

De verschillende soorten facturen

Niet elk bedrijf gebruikt hetzelfde type factuur; afhankelijk van de situatie. Inzicht in deze variaties helpt bij het kiezen van het juiste formaat vanaf het begin, in plaats van dat je het achteraf moet corrigeren.

Standaardfactuur en factuur voor vooruitbetaling

Een standaardfactuur dekt de volledige kosten van een verkoop van goederen of diensten. Een aanbetalingsfactuur daarentegen formaliseert een gedeeltelijke betaling die is gevraagd voordat de werkzaamheden beginnen: hierin wordt het betaalde bedrag vermeld, waarna een eindfactuur wordt opgesteld om de transactie af te ronden. Dit type factuur wordt vaak gebruikt voor langlopende projecten of grote orders.

Pro-forma factuur en offerte

Een proforma factuur wordt voornamelijk gebruikt voor internationale transacties of ter ondersteuning van een financieringsaanvraag: het lijkt op een factuur, maar heeft geen boekhoudkundige of fiscale gevolgen. Een offerte daarentegen gaat vooraf aan de factuur en legt de professional een prijs vast, zonder dat de klant verplicht is te betalen totdat de offerte is ondertekend.

Factuur tussen professionals en factuur aan particulieren

Tussen professionals is dit altijd verplicht, ongeacht de prijs. Bij particulieren begint de verplichting bij € 25, of op aanvraag. In beide gevallen moeten de bedrijfsnaam en contactgegevens op elk exemplaar correct vermeld staan.

Beste werkwijzen voor het beheren van uw facturen

Naast de initiële installatie vereist het dagelijks beheren van uw facturen een zekere mate van organisatie. Hieronder vindt u de belangrijkste punten voor een bedrijf of freelancer.

Zorg voor een eenvoudige opvolging.

Bewaar elke factuur in een map, gesorteerd op maand of klant, met een duidelijke bestandsnaam. Een eenvoudige spreadsheet is in eerste instantie voldoende om uw betalingen bij te houden, voordat u overstapt op een gespecialiseerd programma als het volume toeneemt.

Houd je aan de deadlines en de opmaak.

Verstuur de factuur op dezelfde dag als de levering of voltooiing van de dienst: hoe korter de periode, hoe sneller de klant betaalt. Kies een leesbaar bestandsformaat (bij voorkeur PDF) en bewaar altijd een kopie voor uw administratie.

Bewaar uw facturen voor uw boekhouding.

Voor archiveringsdoeleinden geldt een bewaartermijn van tien jaar. Deze termijn is van toepassing op zowel uitgegeven facturen als facturen die van leveranciers zijn ontvangen. Een goed factureringsprogramma archiveert elke factuur automatisch, wat uw boekhouding aan het einde van het boekjaar vereenvoudigt.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

De meest voorkomende fouten zijn het vergeten van informatie, het verkeerd berekenen van de btw of het versturen van alles zonder alles te controleren. Een klant die een onjuiste factuur ontvangt, zal deze waarschijnlijk betwisten, wat de betaling vertraagt. Neem de tijd om alles te controleren voordat u het verstuurt: bedrag, hoeveelheid, adres en contactgegevens van de klant.

Facturering en klantenservice: wat u moet weten

Elke transactie schept een relatie met uw klant. Een professional die een duidelijke factuur opstelt met een volledige specificatie van de producten of diensten, vergemakkelijkt het werk van zowel de eigen boekhouding als die van de klant. Een artikel dat zonder specificatie van de hoeveelheid is verkocht, een ontbrekend leveringsadres of een onjuist vermelde korting zijn veelvoorkomende oorzaken van geschillen.

Facturering en belastingstelsel voor franchises

De fiscale status van uw bedrijf heeft direct invloed op de inhoud van uw factuur. Voor franchisenemers is de btw niet inbegrepen op de factuur, maar deze moet wel voldoen aan alle andere regelgeving. Code algemene des impots kadert deze verplichtingen, ongeacht uw juridische status.

Factuur en algemene verkoopvoorwaarden

Door klanten te verwijzen naar uw algemene verkoopvoorwaarden beschermt u uw bedrijf in geval van een commercieel geschil. Specificeer termijnen, boetes en mogelijke oplossingen voor te late betalingen om veelvoorkomende situaties af te dekken zonder ze te herhalen.

Tot slot fungeert een goed ontworpen factuur ook als marketinginstrument: logo, gepersonaliseerde lay-out en duidelijk weergegeven contactgegevens. Dit versterkt het vertrouwen van de klant en vergemakkelijkt toekomstige contracten, terwijl tegelijkertijd aan de wettelijke eisen wordt voldaan.

Gebruik een factuursjabloon dat geschikt is voor uw bedrijf.

Elk bedrijf heeft andere sjabloonbehoeften: een ambachtsman heeft misschien een eenvoudig sjabloon met slechts een paar regels nodig, terwijl een dienstverlenend bedrijf vaak meerdere diensten in één document factureert. Begin met een gratis sjabloon en pas het aan naarmate uw bedrijf groeit.

Overweeg ook om ruimte te reserveren voor een logo of handtekening als uw branche dit vereist. Een servicefactuur bevat bijvoorbeeld vaak een regel voor elke gewerkte dag, wat de registratie vergemakkelijkt, met een totaalbedrag onderaan. Een productfactuur vermeldt doorgaans elk artikel, de hoeveelheid en de prijs – nog een nuttig voorbeeld om in gedachten te houden.

Factuur, levering en bestelling

Wanneer de factuur na een bestelling wordt verzonden, vermeld dan de verkoopdatum en, indien nodig, een apart afleveradres (afwijkend van het factuuradres). De verkoper blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur tot het moment van verzending, zelfs als de klantgegevens in de tussentijd wijzigen.

Wat facturering uw bedrijf daadwerkelijk oplevert

Effectief factureren gaat niet alleen over betaald krijgen. Het geeft ook een duidelijk beeld van uw bedrijf: welke diensten het meest winstgevend zijn, welke klanten op tijd betalen en waar de grootste openstaande bedragen zich bevinden. Dit is vooral belangrijk voor een startende professional.

De Algemene Belastingwet beschrijft de belastingregels waaraan facturen moeten voldoen, maar de toepassing ervan is vaak eenvoudig zodra het sjabloon is ingesteld. Het gebruik van hetzelfde factuurtype voor elke vergelijkbare situatie bespaart tijd: voor elke nieuwe verkoop hoeft u alleen de gegevens en het bedrag aan te passen, zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.

Facturen dienen ook ter voorbereiding op de toekomst.

Elke verstuurde factuur bouwt een waardevolle geschiedenis op voor uw prognoses. Door eenvoudig een eerder voorbeeld te hergebruiken als basis voor een vergelijkbare dienst, bespaart u dagelijks kostbare tijd. Dit is een van de meest overtuigende redenen om over te stappen van een Word-sjabloon naar een speciaal factureringsprogramma.

Tot slot, en het allerbelangrijkste: de factuur moet leesbaar, volledig en gemakkelijk terug te vinden zijn. Factureringssoftware helpt u aan al deze eisen te voldoen zonder dat u daar zelf veel moeite voor hoeft te doen.

Selon het directoraat-generaal voor ondernemingenEen factuur tussen professionals blijft verplicht, ongeacht het transactiebedrag. Details over de geldende regels voor uw bedrijf vindt u ook op [naam website/platform]. service-public.frwaarin de wettelijke betalingstermijnen en boetes voor te late betaling worden gespecificeerd. Zie voor het gedeelte over elektronische facturering de betreffende sectie. impots.gouv.fr, waarin het schema per bedrijfsgrootte gedetailleerd wordt weergegeven.

Een factuur maken met Djaboo

Djaboo Hiermee kunt u in slechts een paar klikken een factuur genereren, op basis van een offerte of een aanpasbaar sjabloon. Alle benodigde informatie wordt automatisch ingevuld.

Voor/na met Djaboo

Voor: Je maakt elke factuur in een Word- of Excel-sjabloon, je kopieert de klantgegevens handmatig en je berekent de btw per artikel opnieuw. Vervolgens, met Djaboo: U selecteert de klant, voegt uw producten of diensten toe en het document wordt gegenereerd met de correcte btw-berekening en het juiste bedrag.

Hoe werkt het in de praktijk?

Je voert de klantgegevens één keer in en vervolgens worden deze automatisch gebruikt voor elke nieuwe factuur. Je voegt je producten toe, Djaboo berekent het totaalbedrag, de btw en de prijs inclusief belasting, en daarna verstuur je de factuur direct per e-mail vanuit de tool.

Herverzekering

Uw facturen blijven gearchiveerd en zijn te allen tijde toegankelijk. Djaboo respecteert de wettelijke nummeringsvolgorde, ondersteunt elektronische facturering indien uw bedrijf dit wenst, en het supportteam kan u helpen bij het aanpassen van uw sjabloon.

Djaboo vergeleken met een Word- of Excel-sjabloon

Nog een handige tip voor dagelijks gebruik: het toevoegen van een link voor online betalingen naast het verschuldigde bedrag versnelt vaak de betaling, vooral bij kleine diensten. Deze lijst met best practices is niet verplicht, maar elk element helpt de gemiddelde verwerkingstijd van betalingen dag in dag uit te verkorten.

Nog een concreet voorbeeld: voor een bedrijf dat seizoensgebonden prijzen hanteert (evenementen, handwerk), voorkomt een sjabloon voor elk type dienst dat alles voor elke bestelling opnieuw moet worden opgebouwd. Het bedrag, de verkoopdatum en de details veranderen, maar de structuur blijft hetzelfde.

Vanuit juridisch oogpunt bewijst een factuur het bestaan ​​van een transactie, zelfs in geval van een geschil. Als zodanig bevat een factuur informatie die beide partijen bindt en dient deze als referentie bij een eventuele controle. Een gratis sjabloon kan volstaan ​​om een ​​klein bedrijf te starten, maar houd er rekening mee dat elk van de bovenstaande elementen essentieel blijft, ongeacht de prijs.

Om verder te gaan

De volledige context van de hervorming vindt u in onze gids over de elektronische factuurof bespaar tijd met een gratis factuursjabloon Voldoet al aan de eisen.

Veelgestelde vragen over het aanmaken van facturen

Moet een factuur ondertekend worden? Nee, een handtekening is geen verplichte vereiste, behalve in een specifiek contract dat de partijen bindt.

Hoe lang moet je je facturen bewaren? Tien jaar, zowel voor de verstuurde als voor de ontvangen factuur, binnen het kader van de bedrijfsboekhouding.

Hoe krijg ik een gratis factuur? Met een Word- of Excel-sjabloon, of een online tool met een gratis proefperiode zoals Djaboo.

Wat is het verschil tussen een factuur en een proforma factuur? De proforma factuur heeft geen boekhoudkundige waarde: hij vermeldt een prijs vóór het definitieve document, dat als enige juridisch bindend is.

Heeft u software nodig om aan de regelgeving te blijven voldoen? Nee, een correct ingevuld formulier is juridisch voldoende, maar factureringssoftware verkleint het risico op fouten en omissies.

Hoe nummer ik mijn documenten? Gebruik een doorlopende chronologische volgorde, zonder onderbrekingen of duplicaten, voor het hele jaar.

Kan een factuur zonder btw worden opgesteld? Ja, in de basisvrijstelling staat in het document vermeld "btw niet van toepassing, artikel 293 B van de CGI" en wordt geen tarief genoemd.

Hoe automatiseer ik een terugkerende factuur? Met software zoals Djaboo kun je een sjabloon één keer maken en deze vervolgens elke maand automatisch hergebruiken voor dezelfde klant.

Om ook te lezen: het verschil tussen een factuur en een rekening.