Sollecito di fatture non pagate: la guida completa per essere pagati più velocemente (2026)

Il sollecito di pagamento per una fattura non pagata è la procedura con cui un'azienda richiede il pagamento a un cliente per una fattura scaduta e non ancora saldata. Si articola in tre fasi: un primo sollecito cordiale via e-mail, un approccio più deciso e, infine, una lettera di diffida formale tramite raccomandata con ricevuta di ritorno. Questa guida illustra in dettaglio ciascuna fase, con modelli precompilati e il quadro normativo di riferimento, per aiutarvi a ricevere i pagamenti più velocemente e a preservare il rapporto con il cliente.

Perché e quando ricontattare un cliente

Una fattura scaduta e non pagata ha un impatto diretto sul flusso di cassa. Prima li contatterete, maggiori saranno le possibilità di ricevere il pagamento rapidamente, senza dover ricorrere a procedure costose.

Cosa rischi non riavviando

In assenza di contatti, il debitore potrebbe considerare l'importo non pagato insignificante. Ogni giorno di mancato pagamento senza risposta aumenta il rischio di dimenticanze, difficoltà finanziarie per il cliente o future controversie legali.

Quando inviare il primo follow-up

Una richiesta preliminare può essere inviata qualche giorno prima della scadenza della fattura, tramite un'email cordiale. Se il pagamento non viene ricevuto, inviate la prima lettera il giorno successivo alla scadenza: agire tempestivamente rimane la strategia migliore.

Il processo di recupero, passo dopo passo

Ecco come gestire i solleciti di pagamento fino al saldo della fattura.

Primo follow-up: un gentile promemoria via e-mail

Questa prima email deve essere cortese: oggetto chiaro, indirizzo email con indicazione dell'importo e della data di scadenza e richiesta di pagamento tempestivo. Allegare la fattura per facilitare il pagamento.

Secondo tentativo: un tono più deciso

Se dopo una settimana il primo messaggio rimane senza risposta, inviate un secondo contatto con un tono più diretto: richiamate i precedenti scambi, specificate le penali per il ritardo nel pagamento e fissate una nuova scadenza.

Terzo promemoria: la notifica formale

Se non si riceve risposta dopo la seconda richiesta, il passo successivo è l'invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Una formale richiesta di pagamento viene inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno e specifica un termine perentorio prima di intraprendere azioni legali.

Se il cliente persiste: recupero crediti e azioni legali

Se il debitore persiste nonostante l'ultimo avvertimento, restano possibili le procedure di recupero crediti o la richiesta di un'ingiunzione in tribunale. Questo iter legale richiede tempo, ma tutela i vostri diritti sull'importo dovuto.

Esempio di lettera di sollecito per fattura non pagata

Ecco un esempio di email per il sollecito di pagamento di una fattura non saldata, che può essere adattata in base alla fase del procedimento e al tono desiderato. Ogni email mantiene la stessa struttura: un oggetto chiaro, una nota esplicativa del contesto e una richiesta specifica.

Esempio di email per il primo sollecito

Oggetto: Promemoria, la fattura n. XXX è in scadenza. Salve, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. XXX, la cui scadenza era prevista per il [data]. Potrebbe trattarsi di una svista da parte vostra; potreste gentilmente effettuare il pagamento al più presto? Troverete la fattura in allegato. Cordiali saluti.

Esempio di email per il secondo promemoria

Oggetto: Secondo sollecito, fattura n. XXX ancora non pagata Salve, nonostante la nostra precedente email, la fattura n. XXX risulta ancora non pagata. Vi saremmo grati se poteste saldare l'importo entro una settimana. Trascorso tale periodo, potrebbero essere applicate delle penali per ritardato pagamento. Cordiali saluti.

Esempio di email di avviso formale

Oggetto: Avviso formale, fattura n. XXX Egregio Signore/Signora, non avendo ricevuto alcuna risposta da parte Sua nonostante i nostri precedenti solleciti, Le chiediamo formalmente di saldare la fattura n. XXX entro 15 giorni. In caso di mancato pagamento, ci riserviamo il diritto di avviare procedure di recupero crediti.

Contattare il cliente: tramite e-mail, telefono o posta

L'email rimane il modo più rapido per inviare un gentile sollecito. In caso di mancato pagamento persistente, una telefonata integra efficacemente la comunicazione scritta: permette di comprendere la situazione del cliente e ottenere un impegno verbale sulla data di pagamento.

Mantenere un buon rapporto con il cliente nonostante il follow-up

Sollecitare un cliente per una fattura non pagata non dovrebbe compromettere il rapporto commerciale, soprattutto se si tratta di un cliente abituale. Adatta il tuo approccio alla situazione: un'azienda che ha sempre pagato puntualmente merita un sollecito meno aggressivo rispetto a un debitore ricorrente.

Evitare gli errori più comuni durante un rilancio

Bisogna fare attenzione a non lasciare passare troppo tempo tra un sollecito e l'altro: più lungo è l'intervallo, minore è il tasso di recupero. Al contrario, inviare un sollecito molto insistente il primo giorno di ritardo nei pagamenti può sembrare aggressivo. Stabilire una tempistica chiara per ogni fase rimane l'approccio migliore.

Quando si rendono necessari procedimenti legali

Se il debitore non risponde a solleciti o diffide formali, le azioni legali (ingiunzione di pagamento o ricorso al tribunale commerciale) rimangono l'ultima risorsa. Questo approccio comporta dei costi, ma tutela il vostro credito a lungo termine, soprattutto per somme ingenti tra imprese.

Invia il sollecito appropriato in base all'importo e alla situazione.

Per importi modesti, un gentile sollecito è spesso sufficiente per ottenere il pagamento. Per somme più consistenti tra professionisti, è opportuno indirizzare il sollecito alla persona di contatto corretta (l'ufficio contabilità anziché il referente commerciale) e specificare i termini di pagamento originari, nonché le conseguenze del mancato pagamento.

Cosa devi capire prima di agire

Prima di intraprendere qualsiasi azione, verificate che la fattura sia stata effettivamente ricevuta dal cliente: un indirizzo email errato può talvolta giustificare un ritardo inesistente. È importante conservare la prova di invio per ogni sollecito, che risulterà utile in caso di successive azioni legali.

Un'altra situazione comune è quella di un'azienda che attraversa temporanee difficoltà di liquidità. In questo caso, offrire un piano di pagamento può rivelarsi più efficace di un sollecito formale, preservando il rapporto con il cliente e garantendo al contempo il recupero del credito.

Recupero crediti: le possibili opzioni

Se i solleciti non hanno successo, esistono diverse soluzioni: il recupero crediti amichevole tramite una terza parte specializzata oppure l'azione legale diretta. La scelta dipende dall'importo dovuto, dal tempo a disposizione e dalla volontà di preservare il rapporto con il cliente.

Automatizza i tuoi follow-up con Djaboo

Djaboo Invia automaticamente ogni sollecito secondo una pianificazione predefinita, senza che tu debba scrivere un'email per ogni singolo ritardo nel pagamento.

Prima/dopo con Djaboo

prima: Tieni traccia delle fatture in una tabella, scrivi a mano ogni email di sollecito e, con diversi file in corso, è facile che si verifichi una svista. A seguire, con Djaboo: Ogni fattura non pagata attiva automaticamente il sollecito di pagamento al momento opportuno, senza alcuna svista o errore da parte mia.

Come funziona in pratica?

Definisci la frequenza dei tuoi solleciti una sola volta (ad esempio, ogni 7, 14 o 21 giorni) e Djaboo invierà automaticamente un'email non appena una fattura risulterà non pagata. Potrai conservare una cronologia completa di ogni sollecito inviato.

Riassicurazione

Le tue comunicazioni con ciascun cliente vengono archiviate per dimostrare l'invio di ogni messaggio di sollecito in caso di controversia. Il team di supporto può aiutarti a modulare il tono e la frequenza dei tuoi solleciti.

Djaboo deve riavviarsi manualmente

Ritardi nei pagamenti in Francia: l'entità del problema

Il sollecito delle fatture non pagate non è una questione marginale: secondo ilStudio Altares (settembre 2025)Il ritardo medio nei pagamenti in Francia ha raggiunto i 14,1 giorni nella prima metà del 2025, un record assoluto. Secondo Contabilità onlineL'86% delle aziende francesi è colpito da ritardi nei pagamenti.

Una questione di sopravvivenza per le piccole imprese

Secondo Altares, oltre il 25% dei fallimenti aziendali è direttamente attribuibile a ritardi eccessivi nei pagamenti.Osservatorio sui ritardi di pagamento della Banca di Francia Si richiede inoltre una vigilanza costante: ogni giorno di ritardo incide sul flusso di cassa di coloro che attendono di ricevere il proprio denaro.

Il quadro giuridico: termini, sanzioni e indennizzi fissi

La legge disciplina in modo preciso i termini di pagamento tra professionisti e le sanzioni applicabili in caso di mancato pagamento di una fattura.

Termini di pagamento legali tra professionisti

Salvo diverso accordo, il pagamento è dovuto a 30 giorni dal ricevimento della merce o dal completamento del servizio. Le parti possono concordare un termine più lungo, non superiore a 60 giorni dalla data della fattura (o 45 giorni a fine mese), conformemente al Codice Commerciale.

Penali per ritardato pagamento e risarcimento di 40 €

Dal primo giorno di ritardo, due importi diventano esigibili senza preavviso: penali per ritardato pagamento al tasso specificato in fattura e una commissione fissa di recupero di €40 per fattura non pagata, dettagliata da Service-Public.frPoche aziende lo rivendicano: eppure è un diritto e una carta da giocare nella ripresa.

Termini di prescrizione: non lasciare che i tuoi debiti restino inattivi

Tra imprese, il termine di prescrizione per le azioni legali di recupero crediti è di 5 anni. Per i privati, tale periodo si riduce a 2 anni. Trascorso questo termine, il debito diventa irrecuperabile: un motivo in più per organizzare tempestivamente il sollecito di pagamento delle fatture non saldate.

Quando i promemoria amichevoli non sono più sufficienti

Se i solleciti scritti e telefonici si rivelano inefficaci, la procedura di escalation segue un ordine specifico.

La notifica formale, l'avvertimento finale

Una diffida formale è una lettera raccomandata con avviso di ricevimento che fissa una data di scadenza per il pagamento finale. Essa fa maturare gli interessi legali ed è un prerequisito essenziale per qualsiasi azione legale.

L'ordine di pagamento è semplice ed economico.

Per un debito non contestato, un'ingiunzione di pagamento consente di ottenere un provvedimento esecutivo senza udienza, tramite il tribunale commerciale. La procedura si svolge online e costa poche decine di euro, spesso molto meno dell'importo della fattura non pagata.

Cosa dice la legge sui debiti non pagati

Il quadro normativo è chiaro: non appena viene superato il termine di pagamento, vengono applicate automaticamente delle penali, calcolate al tasso di interesse di riferimento della BCE maggiorato di 10 punti, oltre a un indennizzo fisso di 40 euro per le spese di recupero (articolo L441-10 del Codice di Commercio francese). Spesso è sufficiente ricordare all'azienda queste regole, unitamente all'importo esatto dovuto, per ottenere il pagamento: l'informazione ha un effetto deterrente. L'azienda dispone quindi di strumenti concreti prima di ricorrere ad azioni legali.

In pratica, è meglio essere proattivi: una gestione rigorosa dei solleciti di pagamento ai clienti previene molti mancati pagamenti. Contattare il cliente non appena si avvicina la data di scadenza, effettuare solleciti regolari e utilizzare uno strumento dedicato permette di risolvere la situazione in modo amichevole nella maggior parte dei casi. Djaboo automatizza questi solleciti e conserva ogni scambio, preservando il rapporto con il cliente e garantendo al contempo il flusso di cassa.

Un sollecito efficace è semplice: ricordate al cliente il riferimento della fattura e l'importo dovuto, quindi invitatelo a effettuare il pagamento entro pochi giorni. Nella maggior parte dei casi, è sufficiente un'e-mail di sollecito chiara e datata, contenente tutte le informazioni necessarie. Se non si riceve risposta, il passo successivo è inviare una raccomandata con avviso di ricevimento.

Domande frequenti sul sollecito dei pagamenti delle fatture non saldate

Come gestire i follow-up con più clienti contemporaneamente? Una tabella di tracciamento manuale funziona per volumi ridotti; oltre tale soglia, uno strumento che automatizza l'invio diventa più efficace per evitare qualsiasi svista.

È sempre necessario usare l'email prima di telefonare? No, una telefonata può essere un valido complemento a un'email rimasta senza risposta, soprattutto se si tratta di un'azienda con cui si ha già un rapporto consolidato.

Quando è opportuno inviare il primo sollecito di pagamento per una fattura non saldata? Il giorno dopo la data prevista, con tono amichevole.

Quanti solleciti devono essere inviati prima di emettere una diffida formale? Generalmente, prima di inviare una diffida formale tramite raccomandata, vengono inviati due solleciti (prima amichevole, poi deciso).

Cosa fare se il cliente non risponde alla diffida formale? Valuta la possibilità di avviare una procedura di recupero crediti o di richiedere un'ingiunzione di pagamento presso il tribunale competente.

È possibile addebitare penali per ritardato pagamento? Sì, la penale deve essere specificata sulla fattura originale per essere applicabile.

Come posso automatizzare i promemoria per le fatture? Software come Djaboo inviano automaticamente ogni promemoria secondo una pianificazione predefinita, senza alcun intervento manuale.