Cara membuat faktur: panduan langkah demi langkah 2026

Membuat faktur memerlukan struktur tertentu: identifikasi pihak-pihak yang terlibat, nomor faktur, tanggal, deskripsi produk atau layanan, harga, PPN, dan ketentuan pembayaran. Panduan ini merinci setiap langkah untuk membuat faktur yang sesuai, dari penawaran awal hingga pengiriman, dengan templat yang dapat diikuti dan kesalahan umum yang harus dihindari.

Mengapa harus membuat faktur sendiri?

Dokumen yang disusun dengan buruk dapat ditolak oleh klien, menunda pembayaran, atau membuat perusahaan terkena denda jika detail wajib hilang. Melakukannya dengan benar sejak pengajuan pertama akan menghindari masalah ini dan memproyeksikan citra profesional untuk bisnis Anda.

Faktur, penawaran harga, dan faktur pro forma: perbedaannya

Sebelum membuat faktur, penting untuk membedakan berbagai dokumen. Proposal penjualan mendahului persetujuan klien. Faktur pro forma menyerupai faktur standar tetapi tidak memiliki nilai akuntansi: faktur ini terutama digunakan untuk ekspor atau untuk meminta uang muka. Faktur ini menjadi mengikat secara hukum setelah diterbitkan dan harus mematuhi peraturan yang berlaku.

Isi wajib sebuah faktur

Untuk membuat faktur yang sesuai, lihat daftar lengkapnya. Informasi wajib pada faktur Identitas penjual dan pelanggan, nomor, tanggal, deskripsi, harga, pajak, ketentuan pembayaran. Menghilangkan informasi apa pun membuat dokumen tersebut dapat dipersoalkan.

Buat faktur, tahap demi tahap.

Berikut adalah metode untuk membuat faktur, dari templat kosong hingga dokumen akhir.

1. Pilih templat faktur

Untuk membuat faktur, mulailah dengan templat yang sudah ada daripada halaman kosong. Templat faktur dalam format Word atau PDF sudah mencakup struktur yang diharapkan: header, informasi kontak, daftar item, dan total. Templat gratis cocok untuk memulai, tetapi akan cepat menjadi terbatas jika bisnis Anda berkembang.

2. Sebutkan identitas para pihak

Cantumkan nama perusahaan, alamat, dan nomor SIREN Anda, serta informasi klien. Langkah ini sangat penting untuk keseluruhan faktur: kesalahan pada alamat atau nama perusahaan dapat mengakibatkan faktur ditolak.

3. Tambahkan angka dan tanggal

Setiap faktur harus memiliki nomor unik, mengikuti urutan kronologis, dengan tanggal penerbitannya masing-masing. Jangan pernah melewatkan nomor: kesinambungan urutan akan diverifikasi jika terjadi audit.

4. Jelaskan produk atau layanan secara detail.

Untuk setiap item, cantumkan deskripsi produk atau layanan, kuantitas, harga satuan (belum termasuk pajak), dan tarif PPN yang berlaku. Tambahkan diskon yang berlaku, dan sebutkan syarat dan ketentuan umum penjualan jika diperlukan.

5. Hitung jumlah dan PPN

Setelah semua barang ditambahkan, hitung total sebelum pajak, tarif PPN per barang, dan kemudian total termasuk pajak yang harus dibayar. Pastikan setiap total sesuai dengan jumlah barang sebelum mengirimkan.

6. Tentukan syarat pembayaran dan kirimkan

Tentukan tanggal jatuh tempo dan denda keterlambatan pembayaran. Kemudian kirim faktur melalui email dalam format PDF, atau melalui platform jika bisnis Anda menggunakan faktur elektronik.

Berbagai jenis faktur

Tidak semua perusahaan menerbitkan jenis faktur yang sama, tergantung pada situasinya. Memahami variasi ini membantu dalam memilih format yang tepat sejak awal, daripada harus memperbaikinya setelahnya.

Faktur standar dan faktur pembayaran di muka

Faktur standar mencakup seluruh biaya penjualan barang atau jasa. Sebaliknya, faktur uang muka meresmikan pembayaran sebagian yang diminta sebelum pekerjaan dimulai: faktur ini menentukan jumlah yang dibayarkan, dan kemudian diterbitkan faktur akhir untuk menyelesaikan transaksi. Jenis faktur ini umum digunakan untuk proyek jangka panjang atau pesanan besar.

Faktur dan penawaran pro forma

Faktur pro forma terutama digunakan untuk transaksi internasional atau untuk mendukung permohonan pembiayaan: bentuknya seperti faktur tetapi tidak memiliki implikasi akuntansi atau pajak. Sebaliknya, proposal mendahului faktur dan mengikat profesional pada harga tertentu, tanpa mewajibkan klien untuk membayar sampai proposal ditandatangani.

Faktur antar profesional dan faktur kepada individu

Di antara para profesional, hal ini selalu wajib, terlepas dari harganya. Saat berurusan dengan individu, persyaratannya dimulai dari €25, atau berdasarkan permintaan. Dalam kedua kasus tersebut, nama perusahaan dan detail kontak harus tetap akurat pada setiap salinan.

Praktik terbaik untuk mengelola faktur Anda

Selain pengaturan awal, mengelola faktur Anda setiap hari membutuhkan sedikit perencanaan. Berikut poin-poin penting bagi bisnis atau profesional lepas.

Pastikan tindak lanjut yang sederhana.

Simpan setiap faktur dalam folder berdasarkan bulan atau klien, dengan nama file yang jelas. Spreadsheet sederhana sudah cukup untuk melacak pembayaran Anda pada awalnya, sebelum beralih ke alat khusus jika volumenya meningkat.

Hormati tenggat waktu dan formatnya.

Kirimkan faktur pada hari yang sama dengan pengiriman atau penyelesaian layanan: semakin singkat jangka waktunya, semakin cepat klien akan membayar. Pilih format file yang mudah dibaca (PDF lebih disukai), dan selalu simpan salinannya untuk catatan akuntansi Anda.

Simpan faktur Anda untuk keperluan akuntansi.

Untuk keperluan penyimpanan, berikan waktu sepuluh tahun. Persyaratan ini berlaku untuk faktur yang diterbitkan maupun yang diterima dari pemasok. Alat pembuatan faktur yang baik akan secara otomatis mengarsipkan setiap faktur, sehingga menyederhanakan pekerjaan akuntansi Anda di akhir tahun fiskal.

Kesalahan umum yang harus dihindari

Kesalahan yang paling umum adalah lupa menyertakan informasi, salah menghitung PPN, atau mengirim semuanya tanpa memeriksa ulang. Pelanggan yang menerima informasi yang tidak akurat kemungkinan akan mempermasalahkannya, yang akan menunda pembayaran. Luangkan waktu untuk memeriksa semuanya sebelum mengirim: jumlah, kuantitas, alamat, dan informasi kontak pelanggan.

Penagihan dan layanan pelanggan: apa yang perlu Anda ketahui

Setiap transaksi membangun hubungan dengan klien Anda. Seorang profesional yang menyiapkan faktur yang jelas, dengan rincian lengkap produk atau layanan, mempermudah pekerjaan departemen akuntansi mereka sendiri dan juga departemen akuntansi klien. Barang yang dijual tanpa jumlah yang ditentukan, alamat pengiriman yang hilang, atau diskon yang dinyatakan secara tidak benar sering menjadi penyebab perselisihan.

Penagihan waralaba dan rezim pajak

Status pajak perusahaan Anda secara langsung memengaruhi isi faktur Anda. Untuk pemegang waralaba, faktur tidak termasuk PPN, tetapi tetap harus mematuhi semua peraturan lainnya. Kode umum dari impot Hal ini membingkai kewajiban-kewajiban tersebut, terlepas dari status hukum Anda.

Faktur dan syarat dan ketentuan umum penjualan

Mengarahkan pelanggan ke syarat dan ketentuan penjualan umum Anda akan melindungi bisnis Anda jika terjadi sengketa komersial. Tetapkan tenggat waktu, sanksi, dan solusi yang mungkin untuk keterlambatan pembayaran guna mengatasi situasi umum tanpa mengulanginya.

Terakhir, faktur yang dirancang dengan baik juga berfungsi sebagai alat pemasaran: logo, tata letak yang dipersonalisasi, dan informasi kontak yang ditampilkan dengan jelas. Hal ini memperkuat kepercayaan pelanggan dan mempermudah kontrak di masa mendatang, sekaligus tetap mematuhi persyaratan hukum.

Gunakan templat faktur yang sesuai untuk bisnis Anda.

Setiap bisnis memiliki kebutuhan templat yang berbeda: seorang pengrajin mungkin membutuhkan templat sederhana dengan hanya beberapa baris, sementara perusahaan jasa sering kali membuat faktur untuk berbagai layanan dalam satu dokumen. Mulailah dengan templat gratis, lalu sesuaikan seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Pertimbangkan juga untuk menyertakan ruang untuk logo atau tanda tangan jika industri Anda membutuhkannya. Misalnya, faktur layanan sering kali mencantumkan setiap hari kerja, yang memudahkan pelacakan, dengan total di bagian bawah. Faktur penjualan produk biasanya merinci setiap item, kuantitasnya, dan harganya—contoh berguna lainnya yang perlu diingat.

Faktur, pengiriman, dan pesanan

Saat faktur dibuat setelah pesanan, cantumkan tanggal penjualan dan, jika perlu, alamat pengiriman yang terpisah dari alamat penagihan. Penjual tetap bertanggung jawab atas keakuratan faktur hingga faktur tersebut dikirim, meskipun akun pelanggan berubah di antara waktu tersebut.

Apa sebenarnya manfaat pembuatan faktur bagi bisnis Anda?

Penagihan yang efektif bukan hanya tentang mendapatkan pembayaran. Ini juga memberikan gambaran yang jelas tentang bisnis Anda: layanan mana yang paling menguntungkan, klien mana yang membayar tepat waktu, dan di mana letak saldo terutang utama. Hal ini sangat penting, terutama bagi seorang profesional yang baru memulai karier.

Kode Pajak Umum menetapkan aturan pajak yang harus dipatuhi oleh faktur, tetapi penerapannya seringkali mudah setelah templat tersedia. Menggunakan jenis faktur yang sama untuk setiap situasi serupa menghemat waktu: untuk setiap penjualan baru, Anda cukup menyesuaikan detail dan jumlahnya, tanpa harus memulai dari awal.

Faktur juga berfungsi untuk mempersiapkan masa depan.

Setiap faktur yang diterbitkan membangun riwayat berharga untuk perkiraan Anda. Dengan mudah menggunakan kembali contoh sebelumnya sebagai dasar untuk layanan serupa, Anda dapat menghemat waktu berharga setiap hari. Ini adalah salah satu alasan paling kuat untuk beralih dari templat Word ke alat pembuatan faktur khusus.

Terakhir, ingatlah hal yang paling penting: faktur harus tetap terbaca, lengkap, dan mudah ditemukan. Perangkat lunak penagihan membantu memenuhi semua persyaratan ini tanpa upaya khusus dari pihak Anda.

Selon Direktorat Jenderal PerusahaanFaktur antar profesional tetap wajib terlepas dari jumlah transaksi. Rincian aturan yang berlaku untuk bisnis Anda juga tersedia di [nama situs web/platform]. layanan-publik.fryang menetapkan tenggat waktu pembayaran hukum dan sanksi untuk keterlambatan pembayaran. Untuk bagian faktur elektronik, lihat impots.gouv.fr, yang merinci jadwal berdasarkan ukuran perusahaan.

Buat faktur dengan Djaboo

Djaboo Fitur ini memungkinkan Anda membuat faktur hanya dalam beberapa klik, dari penawaran harga atau templat yang dapat disesuaikan. Semua informasi yang dibutuhkan terisi otomatis.

Sebelum/sesudah bersama Djaboo

Sebelum : Anda menulis setiap faktur dalam templat Word atau Excel, Anda menyalin detail pelanggan secara manual, dan Anda menghitung ulang PPN untuk setiap item. Selanjutnya, bersama Djaboo: Anda memilih klien, menambahkan produk atau layanan Anda, dan dokumen akan dibuat dengan perhitungan PPN yang benar dan jumlah yang tepat.

Bagaimana cara kerjanya dalam praktiknya?

Anda memasukkan informasi klien Anda sekali saja, dan setiap faktur baru akan secara otomatis menggunakan detail mereka. Anda menambahkan produk Anda, Djaboo menghitung total, PPN, dan harga termasuk pajak, lalu Anda mengirim faktur langsung melalui email dari dalam aplikasi.

Reasuransi

Faktur Anda tetap diarsipkan dan dapat diakses kapan saja. Djaboo menghormati urutan penomoran yang diatur oleh hukum, mengelola faktur elektronik jika bisnis Anda membutuhkannya, dan tim dukungan dapat membantu Anda menyesuaikan templat Anda.

Djaboo dibandingkan dengan template Word atau Excel.

Tips bermanfaat lainnya untuk penggunaan sehari-hari: menambahkan tautan pembayaran online di samping jumlah yang harus dibayar sering kali mempercepat pembayaran, terutama untuk layanan kecil. Daftar praktik terbaik ini tidak wajib, tetapi setiap elemen membantu mengurangi waktu pemrosesan pembayaran rata-rata, hari demi hari.

Satu contoh konkret terakhir: untuk bisnis yang mengenakan biaya berdasarkan sifat musiman (acara, kerajinan tangan), memiliki templat khusus untuk setiap jenis layanan menghindari keharusan membangun ulang semuanya untuk setiap pesanan. Jumlah, tanggal penjualan, dan detailnya berubah, tetapi strukturnya tetap sama.

Dari sudut pandang hukum, faktur membuktikan keberadaan suatu transaksi, bahkan dalam kasus sengketa. Dengan demikian, faktur berisi informasi yang mengikat kedua belah pihak dan berfungsi sebagai referensi jika terjadi audit. Templat gratis mungkin cukup untuk memulai usaha kecil, tetapi perlu diingat bahwa setiap elemen yang tercantum di atas tetap penting, terlepas dari harga yang dikenakan.

Untuk melangkah lebih jauh

Temukan konteks lengkap reformasi tersebut dalam panduan kami tentang faktur elektronikatau hemat waktu dengan templat faktur gratis sudah sesuai.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Pembuatan Faktur

Apakah faktur perlu ditandatangani? Tidak, tanda tangan bukanlah persyaratan wajib, kecuali dalam kontrak khusus yang mengikat para pihak.

Berapa lama Anda harus menyimpan faktur Anda? Sepuluh tahun, baik untuk faktur yang diterbitkan maupun yang diterima, dalam kerangka akuntansi perusahaan.

Bagaimana cara mendapatkan faktur gratis? Dengan menggunakan templat Word atau Excel, atau alat daring yang menawarkan uji coba gratis seperti Djaboo.

Apa perbedaan antara faktur dan faktur pro forma? Faktur pro forma tidak memiliki nilai akuntansi: faktur ini hanya mengumumkan harga sebelum dokumen final, yang merupakan satu-satunya dokumen yang mengikat secara hukum.

Apakah Anda memerlukan perangkat lunak agar tetap patuh terhadap peraturan? Tidak, formulir yang diisi dengan benar sudah cukup secara hukum, tetapi perangkat lunak penagihan mengurangi risiko kesalahan dan kelalaian.

Bagaimana cara saya memberi nomor pada dokumen saya? Gunakan urutan kronologis yang berkelanjutan, tanpa jeda atau duplikasi, untuk sepanjang tahun.

Apakah faktur dapat diterbitkan tanpa PPN? Ya, dalam pengecualian dasar, dokumen tersebut menunjukkan "PPN tidak berlaku, pasal 293 B KUH Perdata" dan tidak mencantumkan tarif.

Bagaimana cara mengotomatiskan faktur berulang? Perangkat lunak seperti Djaboo memungkinkan Anda membuat template sekali, lalu secara otomatis menggunakannya kembali setiap bulan untuk klien yang sama.

Untuk membaca juga: perbedaan antara faktur dan tagihan.