So erstellen Sie eine Rechnung: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Für die Erstellung einer Rechnung ist eine bestimmte Struktur erforderlich: Angabe der Vertragspartner, Rechnungsnummer, Datum, Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung, Preis, Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen. Dieser Leitfaden beschreibt jeden Schritt zur Erstellung einer rechtskonformen Rechnung – vom Angebot bis zum Versand – inklusive Vorlage und Hinweisen zu häufigen Fehlern.

Warum eine eigene Rechnung erstellen?

Ein schlecht formuliertes Dokument kann vom Kunden abgelehnt werden, die Zahlung verzögern oder, falls eine obligatorische Angabe fehlt, zu einer Geldstrafe führen. Eine korrekte Erstellung von Anfang an vermeidet diese Probleme und vermittelt ein professionelles Bild Ihres Unternehmens.

Rechnung, Angebot und Proforma-Rechnung: die Unterschiede

Vor der Erstellung einer Rechnung ist es wichtig, die verschiedenen Dokumente zu unterscheiden. Das Verkaufsangebot geht der Kundenvereinbarung voraus. Eine Proforma-Rechnung ähnelt einer Standardrechnung, hat aber keinen buchhalterischen Wert: Sie wird hauptsächlich für den Export oder zur Anforderung einer Anzahlung verwendet. Sie ist nach ihrer Ausstellung rechtsverbindlich und muss den geltenden Vorschriften entsprechen.

Was eine Rechnung enthalten muss

Um eine gesetzeskonforme Rechnung zu erstellen, beachten Sie bitte die vollständige Liste. Pflichtangaben auf einer Rechnung Angaben zu Verkäufer und Kunde, Telefonnummer, Datum, Beschreibung, Preis, Steuern und Zahlungsbedingungen. Fehlende Angaben machen das Dokument anfechtbar.

Erstellen Sie eine Rechnung, Schritt für Schritt

Hier ist die Vorgehensweise zum Erstellen einer Rechnung, von einer leeren Vorlage bis zum fertigen Dokument.

1. Wählen Sie eine Rechnungsvorlage aus

Um eine Rechnung zu erstellen, verwenden Sie am besten eine bestehende Vorlage anstatt einer leeren Seite. Eine Rechnungsvorlage im Word- oder PDF-Format enthält bereits die übliche Struktur: Kopfzeile, Kontaktdaten, detaillierte Auflistung und Gesamtbetrag. Eine kostenlose Vorlage eignet sich gut für den Einstieg, stößt aber schnell an ihre Grenzen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

2. Geben Sie die Identität der Parteien an.

Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre SIREN-Nummer sowie die Kundendaten an. Dieser Schritt ist für die gesamte Rechnung unerlässlich: Ein Fehler in der Adresse oder im Firmennamen kann zur Ablehnung der Rechnung führen.

3. Nummer und Datum hinzufügen.

Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer mit eigenem Ausstellungsdatum haben. Es darf keine Nummer ausgelassen werden: Die fortlaufende Nummerierung wird im Falle einer Prüfung überprüft.

4. Beschreiben Sie das Produkt oder die Dienstleistung detailliert.

Geben Sie für jeden Artikel die Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung, die Menge, den Einzelpreis ohne Steuern und den geltenden Mehrwertsteuersatz an. Fügen Sie gegebenenfalls einen etwaigen Rabatt hinzu und geben Sie die allgemeinen Verkaufsbedingungen an.

5. Berechnen Sie die Beträge und die Mehrwertsteuer.

Nachdem die Artikel hinzugefügt wurden, berechnen Sie den Gesamtbetrag ohne Steuern, den Mehrwertsteuersatz pro Artikel und anschließend den Gesamtbetrag inklusive der zu zahlenden Steuern. Prüfen Sie vor dem Absenden, ob jeder Gesamtbetrag der Summe der Artikel entspricht.

6. Zahlungsbedingungen festlegen und senden

Geben Sie das Fälligkeitsdatum und eventuelle Mahngebühren an. Senden Sie die Rechnung anschließend per E-Mail im PDF-Format oder, falls Ihr Unternehmen elektronische Rechnungsstellung nutzt, über eine entsprechende Plattform.

Die verschiedenen Rechnungsarten

Nicht jedes Unternehmen stellt die gleiche Rechnungsart aus, das hängt von der jeweiligen Situation ab. Wer diese Unterschiede kennt, kann von Anfang an das richtige Format wählen und muss es nicht später korrigieren.

Standardrechnung und Vorauszahlungsrechnung

Eine Standardrechnung deckt die gesamten Kosten eines Waren- oder Dienstleistungsverkaufs ab. Eine Anzahlungsrechnung hingegen dokumentiert eine vor Arbeitsbeginn angeforderte Teilzahlung: Sie weist den geleisteten Betrag aus, und zur Vervollständigung der Transaktion wird anschließend eine Schlussrechnung ausgestellt. Diese Rechnungsart ist üblich bei langfristigen Projekten oder größeren Aufträgen.

Pro-forma-Rechnung und Angebot

Eine Pro-forma-Rechnung wird hauptsächlich für internationale Transaktionen oder zur Unterstützung eines Finanzierungsantrags verwendet: Sie sieht aus wie eine Rechnung, hat aber keine buchhalterischen oder steuerlichen Konsequenzen. Ein Angebot hingegen geht der Rechnung voraus und verpflichtet den Anbieter zu einem Preis, ohne dass der Kunde vor der Unterzeichnung zur Zahlung verpflichtet ist.

Rechnung zwischen Fachleuten und Rechnung an Privatpersonen

Im Geschäftsverkehr ist dies unabhängig vom Preis immer obligatorisch. Bei Privatpersonen beginnt die Anforderung bei 25 € oder wird individuell vereinbart. In beiden Fällen müssen Firmenname und Kontaktdaten auf jeder Kopie korrekt sein.

Bewährte Methoden für die Verwaltung Ihrer Rechnungen

Über die anfängliche Einrichtung hinaus erfordert die tägliche Rechnungsverwaltung ein Mindestmaß an Organisation. Hier sind die wichtigsten Punkte für Unternehmen und Freiberufler.

Sorgen Sie für eine einfache Nachverfolgung.

Legen Sie jede Rechnung in einem Ordner nach Monat oder Kunde mit einem aussagekräftigen Dateinamen ab. Für den Anfang genügt eine einfache Tabellenkalkulation, um Ihre Zahlungen zu erfassen. Bei steigendem Rechnungsaufkommen können Sie später auf ein spezielles Tool umsteigen.

Halten Sie die Fristen und das Format ein.

Stellen Sie die Rechnung am selben Tag, an dem die Leistung erbracht oder abgeschlossen wurde: Je kürzer der Zeitraum, desto schneller zahlt der Kunde. Wählen Sie ein gut lesbares Dateiformat (vorzugsweise PDF) und bewahren Sie stets eine Kopie für Ihre Buchhaltung auf.

Bewahren Sie Ihre Rechnungen zu Buchhaltungszwecken auf.

Für die Aufbewahrung sollten Sie zehn Jahre einplanen. Diese Vorgabe gilt sowohl für ausgestellte als auch für von Lieferanten erhaltene Rechnungen. Ein gutes Rechnungsstellungssystem archiviert jede Rechnung automatisch und vereinfacht so Ihre Buchhaltung am Ende des Geschäftsjahres.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Die häufigsten Fehler sind fehlende Angaben, falsche Berechnungen der Mehrwertsteuer oder das Versenden ohne Korrekturlesen. Ein Kunde, der einen Fehler erhält, wird diesen wahrscheinlich beanstanden, was die Zahlung verzögert. Nehmen Sie sich daher die Zeit, vor dem Absenden alles zu prüfen: Betrag, Menge, Adresse und Kontaktdaten des Kunden.

Abrechnung und Kundenservice: Was Sie wissen müssen

Jede Transaktion begründet eine Beziehung zu Ihrem Kunden. Ein professioneller Anbieter, der eine übersichtliche Rechnung mit vollständiger Aufschlüsselung der Produkte oder Dienstleistungen erstellt, erleichtert die Arbeit sowohl der eigenen Buchhaltung als auch der des Kunden. Häufige Streitpunkte sind Artikel, die ohne Mengenangabe verkauft wurden, eine fehlende Lieferadresse oder ein falsch angegebener Rabatt.

Franchise-Rechnungsstellung und Steuerregelung

Der Steuerstatus Ihres Unternehmens hat direkten Einfluss auf den Inhalt Ihrer Rechnung. Für Franchisenehmer enthält die Rechnung keine Mehrwertsteuer, muss aber dennoch allen anderen Vorschriften entsprechen. Code general des impots Diese Verpflichtungen gelten unabhängig von Ihrem Rechtsstatus.

Rechnung und allgemeine Verkaufsbedingungen

Der Verweis auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen schützt Ihr Unternehmen im Falle einer Streitigkeit. Legen Sie Fristen, Strafen und mögliche Lösungen für Zahlungsverzug fest, um gängige Situationen abzudecken und Wiederholungen zu vermeiden.

Eine ansprechend gestaltete Rechnung dient schließlich auch als Marketinginstrument: Logo, individuelles Layout und gut sichtbare Kontaktdaten stärken das Kundenvertrauen und erleichtern zukünftige Vertragsabschlüsse – und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen.

Verwenden Sie eine für Ihr Unternehmen geeignete Rechnungsvorlage.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an Vorlagen: Ein Handwerker benötigt möglicherweise eine einfache Vorlage mit nur wenigen Zeilen, während ein Dienstleistungsunternehmen oft mehrere Leistungen auf einem einzigen Dokument abrechnet. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Vorlage und passen Sie diese dann an, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Erwägen Sie außerdem, Platz für ein Logo oder eine Unterschrift einzuplanen, falls dies in Ihrer Branche üblich ist. Beispielsweise enthält eine Dienstleistungsrechnung oft eine Position für jeden Arbeitstag, was die Nachverfolgung erleichtert, mit einer Gesamtsumme am Ende. Eine Produktrechnung listet typischerweise jeden Artikel, seine Menge und seinen Preis auf – ein weiteres nützliches Beispiel.

Rechnung, Lieferung und Bestellung

Wenn die Rechnung einer Bestellung folgt, geben Sie bitte das Verkaufsdatum und gegebenenfalls eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse an. Der Verkäufer bleibt bis zum Versand der Rechnung für deren Richtigkeit verantwortlich, auch wenn sich die Kundendaten zwischenzeitlich ändern.

Was die Rechnungsstellung Ihrem Unternehmen tatsächlich bringt

Eine effektive Rechnungsstellung dient nicht nur der Bezahlung. Sie bietet auch einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen: Welche Dienstleistungen sind am profitabelsten, welche Kunden zahlen pünktlich und wo bestehen die größten offenen Posten? Dies ist besonders wichtig für Existenzgründer.

Das Allgemeine Steuergesetzbuch legt die steuerlichen Vorschriften für Rechnungen fest, deren Anwendung jedoch oft unkompliziert ist, sobald die Vorlage vorhanden ist. Die Verwendung desselben Rechnungstyps für ähnliche Fälle spart Zeit: Bei jedem neuen Verkauf müssen lediglich die Angaben und der Betrag angepasst werden, ohne dass von vorn begonnen werden muss.

Rechnungen dienen auch der Vorbereitung auf die Zukunft.

Jede ausgestellte Rechnung trägt zu einer wertvollen Historie Ihrer Prognosen bei. Die einfache Wiederverwendung einer früheren Rechnung als Grundlage für eine ähnliche Dienstleistung spart Ihnen täglich wertvolle Zeit. Dies ist einer der überzeugendsten Gründe für den Wechsel von einer Word-Vorlage zu einem spezialisierten Rechnungsstellungstool.

Zum Schluss noch das Wichtigste: Die Rechnung muss lesbar, vollständig und leicht auffindbar sein. Abrechnungssoftware hilft Ihnen dabei, all diese Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.

gemäß Generaldirektion für UnternehmenEine Rechnung zwischen Geschäftspartnern ist unabhängig vom Transaktionsbetrag weiterhin obligatorisch. Einzelheiten zu den für Ihr Unternehmen geltenden Bestimmungen finden Sie auch auf [Name der Website/Plattform]. service-public.frDarin werden die gesetzlichen Zahlungsfristen und die Strafen für verspätete Zahlungen festgelegt. Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie unter [Link einfügen]. impots.gouv.fr, in der der Zeitplan nach Unternehmensgröße aufgeschlüsselt ist.

Erstellen Sie eine Rechnung mit Djaboo

Djaboo Es ermöglicht Ihnen, mit wenigen Klicks eine Rechnung anhand eines Angebots oder einer individuell anpassbaren Vorlage zu erstellen. Alle erforderlichen Informationen werden automatisch vorausgefüllt.

Vorher/Nachher mit Djaboo

vor: Sie erstellen jede Rechnung in einer Word- oder Excel-Vorlage, übertragen die Kundendaten handschriftlich und berechnen die Mehrwertsteuer für jeden Artikel neu. Als nächstes mit Djaboo: Sie wählen den Kunden aus, fügen Ihre Produkte oder Dienstleistungen hinzu, und das Dokument wird mit der korrekten Mehrwertsteuerberechnung und der korrekten Umsatzsteuernummer generiert.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Sie geben die Kundendaten einmalig ein, und jede neue Rechnung verwendet diese Daten automatisch. Sie fügen Ihre Produkte hinzu, Djaboo berechnet den Gesamtbetrag, die Mehrwertsteuer und den Preis inklusive Steuern, und anschließend versenden Sie die Rechnung direkt aus dem Tool per E-Mail.

Rückversicherung

Ihre Rechnungen bleiben archiviert und sind jederzeit abrufbar. Djaboo beachtet die gesetzliche Rechnungsnummerierung, übernimmt auf Wunsch die elektronische Rechnungsstellung und unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei der Anpassung Ihrer Vorlage.

Djaboo im Vergleich zu einer Word- oder Excel-Vorlage

Ein weiterer nützlicher Tipp für den Alltag: Das Hinzufügen eines Online-Zahlungslinks neben dem fälligen Betrag beschleunigt die Zahlung oft, insbesondere bei kleineren Dienstleistungen. Diese Liste bewährter Vorgehensweisen ist nicht verpflichtend, aber jedes Element trägt dazu bei, die durchschnittliche Zahlungsabwicklungszeit Tag für Tag zu verkürzen.

Ein letztes konkretes Beispiel: Für ein Unternehmen, dessen Preise saisonabhängig sind (Veranstaltungen, Kunsthandwerk), erspart eine für jede Dienstleistungsart spezifische Vorlage den Aufwand, für jede Bestellung alles neu erstellen zu müssen. Betrag, Verkaufsdatum und Details variieren, die Struktur bleibt jedoch gleich.

Aus rechtlicher Sicht beweist eine Rechnung den Bestand einer Transaktion, auch im Streitfall. Sie enthält somit Informationen, die beide Parteien binden und im Falle einer Prüfung als Referenz dienen. Für die Gründung eines Kleinunternehmens mag eine kostenlose Vorlage ausreichen, doch bedenken Sie, dass alle oben genannten Elemente unabhängig vom Preis unerlässlich sind.

Weitere Infos

Den vollständigen Kontext der Reform finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema elektronische Rechnungoder sparen Sie Zeit mit einem kostenlose Rechnungsvorlage bereits konform.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungserstellung

Muss die Rechnung unterschrieben werden? Nein, eine Unterschrift ist keine zwingende Voraussetzung, außer in einem speziellen, die Parteien bindenden Vertrag.

Wie lange sollten Sie Ihre Rechnungen aufbewahren? Zehn Jahre, sowohl für die ausgestellte als auch für die erhaltene Rechnung, im Rahmen der Buchhaltung des Unternehmens.

Wie erhalte ich eine kostenlose Rechnung? Mit einer Word- oder Excel-Vorlage oder einem Online-Tool wie Djaboo, das eine kostenlose Testversion anbietet.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Pro-forma-Rechnung? Die Pro-forma-Rechnung hat keinen buchhalterischen Wert: Sie gibt einen Preis vor dem endgültigen Dokument bekannt, das allein rechtlich bindend ist.

Benötigen Sie Software, um die Compliance-Vorgaben einzuhalten? Nein, ein ordnungsgemäß ausgefülltes Formular ist rechtlich ausreichend, aber Abrechnungssoftware verringert das Risiko von Fehlern und Auslassungen.

Wie nummeriere ich meine Dokumente? Verwenden Sie für das gesamte Jahr eine durchgehende chronologische Abfolge ohne Unterbrechungen oder Duplikate.

Kann eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden? Ja, bei der grundlegenden Befreiung heißt es im Dokument „Mehrwertsteuer nicht anwendbar, Artikel 293 B des CGI“ und es ist kein Steuersatz angegeben.

Wie kann ich eine wiederkehrende Rechnung automatisieren? Mit Software wie Djaboo können Sie einmalig eine Vorlage erstellen und diese dann jeden Monat automatisch für denselben Kunden wiederverwenden.

Zu lesen auch: der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Zahlungsbeleg.